Tumpukan Arsip FMIPA IPB Kini Cukup dalam Genggaman Tangan

simarsip

Arsip FMIPA dalam bentuk fisik memerlukan tempat penyimpanan yang banyak dalam beberapa lemari atau lokasi tertentu, sehingga untuk mendapatkan kembali dokumen atau arsip yang diperlukan dibutuhkan waktu cukup lama untuk mencarinya.

Dengan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMARSIP) buah karya tangan cerdas tenaga kependidikan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Institut Pertanian Bogor (IPB), memperoleh kembali arsip yang diperlukan bisa dilakukan tanpa harus meninggalkan tempat duduk dan cukup dengan alat bantu handphone, maka semua data arsip sudah ada dalam genggaman tangan kita.

SIMARSIP dapat membantu mencari dokumen yang diperlukan cukup dengan menuliskan isi atau atribut-atribut yang ada dalam arsip. Informasi tersebut disampaikan oleh Fathurrohman, S.Kom, M. Kom (Kepala Tata Usaha FMIP IPB) sebagai narasumber dalam pelatihan Implementasi SIMARSIP yang dilaksanakan di Hotel Arch, Bogor (4/12). Fathur, panggilan akrab tendik yang pernah meraih prestasi sebagai Tenaga Administrasi Akademik Terbaik Tingkat Nasional pada tahun 2010 ini adalah pencipta aplikasi SIMARSIP ini.

“Tentu saja kemudahan tersebut dapat terlaksana jika semua arsip dilakukan digitalisasi dan di entri ke aplikasi yang disediakan”, tandas Fathur.

Pelatihan yang diikuti oleh tenaga kependidikan FMIPA IPB ini bertujuan untuk menyediakan data arsip dalam bentuk digital, sehingga bisa dijadikan sebagai back up dari bentuk fisiknya. Selain itu diharapkan dapat mempermudah dalam proses mendapatkan kembali dokumen yang ada di unit kerja masing-masing. Prof. Dr. Purwantiningsih, Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FMIPA IPB dalam sambutan pembukaan acara berharap dipakainya aplikasi SIMARSIP ini akan sangat memudahkan pegawai dalam menjalankan tugasnya.

Aplikasi SIMARSIP ini sebenarnya sudah mulai diimplementasikan sejak 6 bulan lalu dan sudah ada beberapa Departemen di FMIPA yang menggunakannya, diantaranya Departemen Matematika dan Departemen Fisika. Keunggulan utama dari SIMARSIP ini adalah memberikan kemudahan dalam mencari dokumen. Selain itu menyediakan juga beberapa laporan data arsip (rekap data surat masuk, rekap data surat keluar, rekap data SK Internal, rekap data SK Eksternal). Tahap berikutnya SIMARSIP akan dilengkapi dengan kemudahan membuat surat otomatis, seperti pembuatan surat tugas, surat keterangan aktif, surat keterangan lain yang diperlukan. Departemen cukup memasukkan data yang diperlukan, kemudian aplikasi SIMARSIP akan menampilkan format surat dengan isi data sesuai yang dimasukkan. (FTR)

 

Tulisan ini dipublikasikan di Berita dan tag , . Tandai permalink.